Costo por Milla-La Fórmula Básica

En cualquier industria, especialmente en el transporte, es esencial que el propietario de un negocio comprenda cuánto cuesta por milla operar su vehículo, camiones o flota. La fórmula parece simple y en realidad lo es; pero debes entender los elementos subyacentes para apreciar y comprender verdaderamente el cálculo. En pocas palabras, la fórmula es (Costos fijos / Kilometraje esperado) más (Costos variables/número de millas recorridas reales). Esta es una fórmula de dos pasos. Muchas personas cometen el error de sumar costos fijos y costos variables y luego dividir la suma por el número de millas recorridas. Esto no es correcto. Comprenderá por qué después de leer sobre los costos fijos a continuación.

Este artículo explica los dos grupos de costes y cómo derivar el cálculo final. Lo creas o no, hay algunos trucos que usted debe entender para no calcular mal el número final.

Comenzaré explicando los dos grupos de costos y los muchos componentes diferentes. Luego explicaré cómo aplicar correctamente la fórmula a su situación.

Costo fijo

Si desea comprender en profundidad este término, lea Costos fijos. Para la fórmula de costo por milla, los costos fijos son los costos incurridos una sola vez o los costos regulares continuos que debe pagar, ya sea que el vehículo salga del lote o no. La siguiente es una breve lista de los costos fijos más comunes, desde los más caros hasta los menos caros, y una breve descripción de cada uno:

  • Precio de compra del vehículo: este es el costo inicial del vehículo. Esto es realmente un costo hundido en el mundo de la contabilidad de costos, pero a los efectos de analizar el costo por milla para la operación comercial, este desembolso en particular se considera un costo fijo. Debe incluir cualquier modificación en el vehículo para prepararlo para su negocio. Mira la foto del camión de arriba. Este camión cubo cuesta alrededor de 3 37,000 nuevos sin ningún tipo de comodidades. Si decide agregar algunos extras, como aire acondicionado, asientos tipo cubo, etc., estás viendo un vehículo de 39.500 dólares. Las modificaciones pueden incluir trabajos de pintura personalizados para el logotipo, el número de teléfono, etc. de su empresa. Agregue una rampa desplegable, un juego de carros, rieles interiores, controles de clip con tablas para controlar la carga y puede estar buscando otros 3 3,300. Para este artículo, el costo inicial del vehículo es de $42,800.
  • Interés mensual: dado que los camiones de trabajo se pueden financiar fácilmente, la mayoría de las pequeñas empresas financian la compra. El componente de financiación incluye intereses y algunos reembolsos principales. El principal componente de pago es pagar el precio de compra inicial. Mensualmente, solo el interés es un costo real para el negocio. Hay un problema con este pago de intereses; disminuye a medida que el préstamo madura. Así que cada mes, este valor cambiará. Sin embargo, no es un costo variable como usted puede pensar, es fijo porque debe hacer el pago de la nota si conduce el camión o no.
  • Seguro: rara vez las empresas encuentran una póliza de seguro que se base estrictamente en la cantidad de millas que conduce. La mayoría de las pólizas ofrecen una asignación por el número de millas. Las políticas son generalmente de un año, y van desde $2,000 hasta $4,000 dependiendo del kilometraje que usted haya firmado en el contrato. Hay muchas otras variables, como buenos conductores, capacitación adecuada, gobernadores en el flujo de gas y más. Para este artículo, voy con el precio del seguro en $3,100 por año para un máximo de 20.000 millas.
  • Licencias, Impuestos & Cumplimiento: Me encanta odiar este. Nunca he entendido cómo el gobierno puede gravar el precio de compra inicial del vehículo y luego gravarlo de nuevo cada año como propiedad personal. En efecto, está alquilando su vehículo al gobierno. Pero estoy divagando. Cada año, su vehículo requiere una calcomanía de licencia y registro para viajar por las carreteras. Además, el gobierno de su condado o ciudad grava la propiedad como propiedad personal o comercial. Por último, está el componente de cumplimiento, que es la inspección de seguridad cada año. Para un camión de trabajo como el anterior, una empresa típica pagará alrededor de 6 680 por año por licencias, impuestos y cumplimiento. A medida que la unidad envejezca, el componente del impuesto a la propiedad disminuirá debido al cambio de valor, pero en general, debe esperar pagar aproximadamente esta cantidad anualmente.

Ahora que tenemos los grupos de costos fijos, analicemos cómo calcular el costo respectivo por milla asociado con el costo fijo respetado.

El precio de compra es simple. El costo total real dividido por el número esperado de millas suponiendo un mantenimiento regular de la unidad. A diferencia de una estatua de bronce que puede durar literalmente 120 años sin mantenimiento, las unidades de transporte tienen una esperanza de vida. Lo que reduce la integridad estructural (sin juego de palabras) es la tensión del movimiento constante del metal. La fatiga del metal se instala y la integridad estructural del tren de rodaje, el motor, la transmisión, etc. se desgastan. Esto llega al punto en que el costo físico de reemplazo excede el valor de mantenimiento del vehículo. Por lo tanto, los vehículos de transporte tienen una esperanza de vida razonable. Para un camión cubo, debe esperar aproximadamente 170,000 millas antes de algunas averías importantes. En ese momento, sería rentable sustituir la unidad por una nueva. Esto es aproximadamente 9 años suponiendo 18,000 millas por año de conducción. Aquí está el resultado:

Costo total para comprar, preparar y entregar el camión cubo en nuestro almacén: 4 42,800
Número esperado de millas que la unidad durará asumiendo una conducción normal: 170,000
Costo por milla para tener la unidad física disponible: 25.18 centavos/milla

El interés mensual cambiará cada mes a medida que el principio de la nota disminuya, habrá cada vez menos interés por mes a medida que la nota se extinga. Recuerde, este es un costo fijo, ya que tenemos que pagar este interés cada mes, sin importar cuánto conduzcamos la unidad. El costo físico variará (no debe confundirse con un costo variable) de mes a mes y de año a año. En algún momento la nota será pagada y no habrá ningún interés en absoluto. Por el bien del cálculo, estoy asumiendo un préstamo del 65% sobre el precio de compra original de 3 37,000, o el principio de préstamo inicial de 2 24,050. El interés en el primer año será de aproximadamente 1 1,856. La clave es asumir un número razonable de millas que el camión se utilizará en el período contable (un año). Para el propósito de este artículo, asumo 18,000 por año. Por lo tanto, el costo por milla asociado con el interés es:

Interés total pagado en el período contable (un año): $1,856
Número esperado de millas recorridas en el período contable: 18,000
Costo por milla por intereses para el servicio de la deuda en el préstamo de compra: 10.31 centavos/milla

Es importante recordar que no incluí la parte principal de la deuda en la fórmula. La parte principal se incluyó en el precio de compra original, como se ha indicado anteriormente. Su costo por milla se calculó utilizando la fórmula del artículo número uno.

Finalmente, este valor por milla disminuirá en cada uno de los años contables a medida que pague la nota. Si está pensando que el costo por milla cambia, sí es la respuesta. Cambia de un período contable al siguiente; sin embargo, se mantiene dentro de un rango relevante en el transcurso del tiempo. Además, dije anteriormente que enumeraría de los más caros a los menos caros. En este cálculo, utilicé una tasa de interés razonable, pero un saldo muy pequeño en el principio para la nota. La mayoría de los propietarios de pequeñas empresas obtienen sus vehículos comerciales más pequeños financiados a casi el 100% del precio de compra. En efecto, muy poco pago inicial. Por lo tanto, el costo de la tasa de interés por milla es significativamente más alto que 10.31 centavos por milla.

El seguro es un poco diferente a los demás. El seguro es una compra de paquete y puede incluir alguna protección de mantenimiento. Puede comprar garantías extendidas, etc. en el momento de la compra. También puede comprar opciones de remolque en su prima anual. Además, muchas políticas comerciales estipulan un número máximo de millas permitidas por su plan. Para este ejemplo, estoy esperando alrededor de 18,000 millas de uso en el camión cubo, pero compré una póliza de 20,000 millas por año para estar seguro. El costo de la póliza es de 3 3,100 e incluye cobertura para remolque de emergencia y parabrisas. El costo por milla se calcula de la siguiente manera:

Costo de la póliza de seguro por un año: 3 3,100
Número esperado de millas de uso: 18,000
Costo por milla: 17.22 centavos por milla

Aviso Dividí el costo del seguro por el número esperado de millas y no el máximo permitido en la póliza. Los costos fijos se basan en el número estimado de millas recorridas. En esta situación, estoy estimando el costo para el próximo período contable y, por lo tanto, tengo que estimar el número esperado de millas.

Las licencias, los impuestos y los costos de cumplimiento cambian de año en año. En particular, el impuesto a la propiedad generalmente disminuye a medida que el activo envejece y el valor del activo disminuye. Por lo tanto, este costo varía de un año a otro, ¡sin embargo, tiene que pagar la cantidad en dólares sin importar cuántas millas recorridas! Esa es la definición de un costo fijo asociado con los activos basados en el transporte. Para el propósito de este artículo, declaré que el costo anual para el período contable involucrado es de 6 680. El costo por milla es de (6 680/18,000) 3.78 centavos por milla.

Los costos fijos totales de este camión cubo durante el período contable equivalen a lo siguiente:

Precio de compra (costo hundido) $ .2518
Intereses sobre la deuda de compra .1031
Seguro (póliza anual) .1722
Licencias, impuestos & cumplimiento .0378
Costes Fijos totales por Milla $ .5649

Los costos fijos de un camión cubo son de aproximadamente 56.49 centavos por milla. Esto es normal para un camión de trabajo de este tamaño. Para sus camiones personales más pequeños, busca entre 37 y 43 centavos por milla para costos fijos. Ahora que entendemos el cálculo de costos fijos, pasemos a los costos variables.

Costos variables

Desde arriba, expliqué que los costos fijos son gastos pagados sin importar cuántas millas recorridas en el período contable. Los costos variables están directamente asociados con el número real de millas recorridas. El costo variable más común es el combustible. Esta sección explica los costos variables y los métodos para convertir estos costos en costo por milla para usar el vehículo. La siguiente es una breve lista de los costos variables más comunes:

  • Combustible: sencillo y directo, el total de los gastos de llenado dividido por el número real de millas recorridas.
  • Mantenimiento a largo plazo: muchas de las operaciones de camiones requieren mantenimiento continuo para mantenerlo seguro y eficiente en su operación. Estos artículos son similares a lo que usted y yo pagamos por nuestros vehículos personales e incluyen:
  • Mantenimiento regular: se requieren cambios de aceite, filtros de aire, lubricantes, limpiaparabrisas, bombillas y el lavado y cera regulares para proteger el vehículo. Para este artículo, asumo un cambio de sistema de aceite / filtro cada 6,000 millas. Lavado y ceras ocurren cada 1,500 millas.Llantas
    • : espere alrededor de 50,000 por un juego; observe que el camión cubo de arriba tiene cuatro en la parte trasera y dos en la delantera. Puede extender el uso de neumáticos a 70,000 millas, pero para el propósito de este artículo, voy a usar 50,000 millas.Frenos
    • : dependen de varias variables, tipos de neumáticos, tipo de terreno que conduce (ciudad, carretera, terreno plano, montañas), comportamiento del conductor y no lo crea, frenos de disco, de tambor o de aire.
    • Problemas de suspensión: un automóvil y camión ligero típicos recorrerán más de 100,000 millas antes de que el propietario tenga que reemplazar las rótulas, las barras de acoplamiento, los soportes de montaje y los puntales.
    • Reemplazo del sistema de escape, a menudo en función de las condiciones de la carretera y la calidad del sistema instalado. La mayoría de los sistemas durarán aproximadamente 75,000 millas antes de que el silenciador, la cola y el tubo de escape se oxiden. El convertidor catalítico generalmente dura alrededor de 120,000 millas. A menudo, estos sistemas pueden durar más tiempo si las condiciones ambientales son más secas y los caminos transitados son lisos con muy pocos escombros de roca que dañen el área del tren de aterrizaje.
  • Peajes-para aquellos de ustedes en la parte noreste de nuestra nación, los peajes son bastante comunes. Para aquellos en el Medio Oeste y en el Sur, no es tan común tener peajes. El coste de los peajes variará de una empresa a otra y de un territorio geográfico a otro. Para este artículo, asumiré algunos peajes, pero será en el lado más ligero del espectro de costos operar el camión.

Los costos variables pueden distorsionar fácilmente el costo por milla de un período contable a otro. ¿Cómo es eso? Bueno, imagina que se reemplazan los neumáticos; los seis. Esto rondará los 9 900. Si limita su período contable a solo un mes y conduce alrededor de 1500 millas, el costo por milla para conducir durante este período aumenta en 60 centavos por milla (driven 900/1500 millas manejadas). Si extiende esto a lo largo de las 18,000 millas asociadas con el período contable anual, el costo por milla es de 5 centavos por este artículo. La clave es distribuir este costo en todo el kilometraje esperado para este artículo. ESPERA, esto parece ser un costo fijo, ¿no? La respuesta es no. Sigue siendo un costo variable porque solo incurrirá en este costo si conduce el vehículo. En el artículo anterior sobre Mantenimiento a Largo Plazo, identifiqué 50,000 millas como el punto para comprar neumáticos nuevos. Para el propósito del elemento neumático de Mantenimiento a Largo Plazo, el costo por milla es de 1.8 centavos. Tenga en cuenta cómo estimé este costo y no es el costo real por milla. Puede cambiar los neumáticos a 52,000 millas y el costo disminuye a 1.73 centavos por milla.

OK, con esto en mente, calculemos la parte de costos variables de la fórmula.

El combustible será el costo variable más caro de la fórmula. Muchas variables afectan este costo. El precio por galón, la eficiencia con la que el motor quema el combustible, la conducción urbana frente a las carreteras rurales, etc. En aras de la conveniencia en este artículo, voy a usar $3.32 (los precios de 2016 están en el rango de 2 2.25) por galón (OK, cents 3.319 centavos como dice el letrero en la carretera) y el camión obtiene alrededor de 14.4 millas por galón. El costo por milla es de 23.048 centavos por milla por combustible .

Para darle una idea del valor, si el número real de millas por galón aumentara a 14.9, el costo por milla disminuiría a 22.275 centavos por milla. Eso es un ahorro de .77 de un centavo por milla. Extrapolar ese número a más de 170,000 millas y obtienes un diferencial de valor de 1 1,314. Por lo tanto, los ajustes pueden ser rentables.

¿Nota cómo el mantenimiento a largo plazo tiene varios subelementos? Ilustré el costo de los neumáticos anterior, por lo que el siguiente cronograma cuesta todos los demás elementos además de los neumáticos:

Costo esperado del elemento # Esperado de Millas Costo Por milla
Neumáticos Tires 900 50,000 1.80 Centavos
Frenos 480 40,000 1.20 Centavos
Suspensión 1,350 105,000 1.29 Centavos
Sistema de escape 395 75,000.526 Centavos (1/2 centavo por milla)
Convertidor catalítico 610 120,000 .508 Centavos (1/2 centavo por milla)
Costo Total de Mantenimiento A Largo Plazo Por Milla 5.324 Centavos Por Milla

Los costos de mantenimiento regulares cambiarán a menudo debido a la frecuencia de este programa de mantenimiento. Suponiendo que algo razonable, como cambios de filtro de aceite y aire cada 6,000 millas, reemplazar las escobillas del limpiaparabrisas una vez al año, lavarse y encerar mensualmente y reemplazar algunas bombillas quemadas cada año, usted está buscando alrededor de 3 363 al año. Costo por milla a 18,000 millas: 2.02 centavos por milla. Peajes

: Voy a usar $195 al año en más de 18,000 millas por un costo de 1.08 centavos por milla.

Los costos variables totales por milla son iguales a:

Combustible 23.048 centavos por milla
Mantenimiento a largo plazo 5.234 centavos por milla
Mantenimiento regular 2.02 centavos por milla
Peajes 1.08 centavos por milla
Costos variables totales por milla: 31.382 centavos por milla

Aplicación de fórmula

Al principio de este artículo declaré que el costo por milla es una fórmula de dos partes. La primera parte es el componente de costo fijo y la segunda es el componente de costo variable. Se suman estos dos. Para este ejemplo, el costo por milla para ejecutar el camión cubo como se muestra en la imagen es fijo ($.5649) más variable ($.31382) o $.87872 por milla. Que 87.872 centavos por milla.

Para este ejemplo, utilicé el número estimado de millas para calcular los costes fijos y el número real de millas para calcular los costes variables. Para mantenerlo simple, tanto estimado como real eran exactamente lo mismo. Este no será el caso para ti. Debe ser razonable en sus millas estimadas de viaje por año, si está por debajo de la estimación, el costo real por milla (una vez que finalice el período contable) será menor de lo esperado y si está por encima de la estimación, el costo real por milla será mayor que su proyección.

La clave es la sección de costos fijos. No sabe realmente el número real de millas que va a conducir hasta que se complete el período contable. La mayoría de la gente usa esta fórmula en función del número real de millas recorridas, lo que funciona. Pero a menudo, utiliza esta fórmula para estimar sus costos de transporte para que pueda fijar el precio de su estructura de tarifas de servicio de manera adecuada. La clave es ser razonable en sus estimaciones para que el costo total por milla estimado se acerque a su costo real por milla al final del período contable.

En realidad, no sabrá el costo real por milla hasta que deje de usar el camión al final de su vida útil (en nuestro ejemplo, nueve años). Una vez allí, suma todos los costos y divides por el número total de millas recorridas y tendrás el costo real por milla para conducir ese camión. Pero la razón por la que haces este ejercicio es que necesitas esa cifra hoy antes de comenzar. Esto le ayuda a fijar el precio de sus costos de envío y la estructura de tarifas de servicio de manera adecuada. No puedes esperar a que pasen nueve años para averiguarlo.

Algunos servicios de transporte utilizan un factor de ajuste en su formato de facturación para compensar algunos costos inesperados. La forma más común es un recargo por combustible para cubrir el aumento de los costos de combustible. He visto esto en viajes aéreos, grandes servicios de entrega como el comercio interestatal o incluso el servicio local de entrega de materiales. Incluso lo he visto en los servicios de eliminación de desechos (eliminación de escombros) para compensar los costos de combustible para los camiones de basura.

Anteriormente dije que debe ser razonable en el uso general de la fórmula.Este cálculo fue para un camión cubo, un camión de uso personal de nivel inferior como un F150 o un Dodge 1500 correrá en el rango de 45 a 55 centavos por milla. Los camiones más grandes, como un camión de basura o un camión de entrega de muebles, costarán más de 1 1.25 por milla. Si su fórmula le da un cálculo de menos de 35 centavos por milla, entonces algo está mal. La única manera de que esto suceda es si compró un vehículo usado o calculó erróneamente el número de millas esperado para usar el vehículo en el período contable. Naturalmente, cuanto mayor sea el vehículo, mayor será el costo por milla debido a los costos de combustible y el precio de compra inicial. Tenga en cuenta cómo el combustible y el precio de compra inicial son los dos factores de costo más importantes para calcular el costo por milla.

Algunas notas de interés:

  • La deducción de la tarifa de millaje del Servicio de Impuestos Internos es de 57.5 centavos por milla (tarifa de 2021). Naturalmente, si está utilizando un vehículo que es nuevo y cumple con el nivel de un camión de trabajo, su mejor opción es usar los costos reales como deducción en su declaración.
  • Haga un seguimiento de sus costos en su software de contabilidad y mantenga el historial de costos y problemas de mantenimiento del vehículo en un programa de hoja de cálculo.
  • Comuníquese con su compañía de seguros sobre cómo mantener el costo bajo, observe cómo el seguro es el tercer conductor más importante de los costos generales para operar un vehículo.
  • Si tiene alguna pregunta, póngase en contacto conmigo a través de la página «Mis servicios» en el pie de página a continuación y estaré encantado de ayudarle.

Resumen-El costo por milla

El costo por milla para operar un vehículo se calcula utilizando un procedimiento de dos pasos. El primer paso es determinar los costos fijos (esos costos en los que incurrirá sin importar cuántas millas use el vehículo). Divida estos costos fijos por un número estimado de millas que usará el vehículo en el próximo período contable. Los costos fijos típicos incluyen el precio de compra inicial del vehículo, los intereses de la deuda por la compra del vehículo, el seguro y la licencia, los impuestos y los costos de cumplimiento. Determine el costo por milla para cada costo fijo individual. Luego, suma los costos individuales para calcular el componente final de costos fijos.

Los costes variables son aquellos costes en los que se incurre en función del número de millas recorridas. Estos costos incluyen combustible, mantenimiento a largo y corto plazo y peajes. Al igual que en los costos fijos, determine el costo por milla individualmente como un solo elemento de línea y luego sume los costos variables totales por milla.

Una vez calculados los costos fijos por milla y los costos variables por milla, puede sumar estos dos costos sumados para obtener el costo total por milla para operar el vehículo. Este número final estará cerca del promedio de por vida en el que realmente incurrirá. Actuar sobre el Conocimiento.

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